Verklagsreglur varðandi reglugerð 822/2021
um sjóðstýringu ríkisaðila og verkefna í A-hluta ríkissjóðs
Tilgangur reglugerðar 822/2021 er að skýra ábyrgð sem lítur að fjárvörslu og -stýringu, umsýslu bankareikninga og reikningsviðskiptum ríkisaðila og verkefna skv. 37. gr. laga um opinber fjármál, nr. 123/2015.
Markmið reglugerðarinnar er að treysta faglega stýringu veltufjármuna og lágmarka vaxta- og umsýslukostnað ríkisaðila í samræmi við lög um opinber fjármál, nr. 123/2015.
Bankareikningar
Í 2. gr. reglugerðarinnar kemur fram að ríkisaðilum í A-hluta heimilt að halda reikninga í bönkum og sparisjóðum til að sinna daglegum greiðslum að uppfylltum skilyrðum samkvæmt þessari grein. Óheimilt er að taka yfirdráttarlán í viðskiptabanka.
...
Innlánsvextir og fjármagnstekjuskattur af bankareikningum ríkisaðila skulu færast hjá ríkissjóði í samræmi við ákvæði laga um opinber fjármál.
Kaup gegn greiðslufresti
Í 3. gr. reglugerðarinnar er tilgreint að ríkisaðilar og verkefni skulu hafa heimild til að nýta sér greiðslufrest vegna kaupa á vöru og þjónustu, enda séu kaupin innan marka fjárheimilda. Reikningar skulu gefnir út með rafrænum hætti og birtir ábyrgðaraðila reiknings í fjárhagskerfi ríkisins fyrir gjalddaga.
...
Gildissvið. Eftirfarandi viðskiptaskilmálar skulu gilda við kaup ríkisaðila á vöru og þjónustu. Seljandi eða þjónustuveitandi, hér eftir nefnt birgir, sem afhendir vöru eða þjónustu samkvæmt pöntun eða beiðni frá ríkisaðila telst hafa undirgengist skilmálana hafi ekki verið samið um annað. Viðskiptaskilmálar ríkisins eru settir með vísan til 3. gr. reglugerðar 822/2021 um sjóðstýringu ríkisaðila og verkefna í A-hluta ríkissjóðs.
Verð og allur kostnaður sem fellur til skal innifalinn í uppgefnu verði birgja. Einungis skal birta gjöld sem tengjast seldri vöru eða þjónustu á reikningi en ekki önnur viðbótargjöld svo sem seðil- eða þjónustugjöld. Telji birgir sig eiga rétt á greiðslu umfram verð vöru eða veittrar þjónustu skal hann senda nýjan reikning, með vísan í þann fyrri, ásamt skýringum og tilvísun í viðeigandi samningsákvæði.
Afhending reiknings
Eftirfarandi gildir:Reikning til ríkisaðila skal afhenda með rafrænum hætti í gegnum skeytamiðlun. Reikningi á pappír verður hafnað.
Reikning skal gefa út samkvæmt gildandi tækniforskrift Staðlaráðs fyrir rafrænan reikning, TS-236 sem er samhæfð evrópska staðlinum CEN EN-16931 og PEPPOL BIS. Eldri tækniforskrift NES er fallin úr gildi.
Reikningur á PDF-formi telst ekki vera rafrænn reikningur.
Greiðsluseðill eða innheimtukrafa er ekki reikningur. Birgi, sem er án bókhaldskerfis eða er ekki bókhaldsskyldur, er heimilt að nota rafræna reikningagátt Fjársýslu ríkisins. Birgja/Birgjum ber að vista frumgögn í eigin bókhaldi í samræmi við ákvæði bókhaldslaga. Bent er á að öll bókhaldskerfi geta sent rafræna reikninga. Eins má nýta skeytamiðlara til að senda staðlaða rafræna reikninga.
Aðrar kröfur
Á reikningi skulu koma fram upplýsingar um uppruna viðskipta, ásamt nafni, deild og/eða kostnaðarstað tengiliðs hjá ríkisaðila. Að auki skulu eftirfarandi upplýsingar koma fram á reikningi:Lýsing á vöru eða veittri þjónustu, einingaverð og magntölur. Verð birgis skal innifela allan kostnað.
Bankareikning, svo mögulegt sé að greiða með millifærslu ef þörf krefur. Þá skal birta a.m.k. eitt eftirfarandi atriða á reikningi:
Númer pöntunar eða beiðni, ef uppgefið af kaupanda.
Verknúmer og verkliður, ef uppgefið af kaupanda.
Númer samnings sem verð og önnur kjör byggjast á.
Uppfylli reikningur ekki skilyrðin er réttur áskilinn til að endursenda hann.
Gjaldfrestur og greiðslufyrirkomulag
Eftirfarandi ákvæði gilda um gjaldfrest og greiðslufyrirkomulag:Gjaldfrestur er að lágmarki 25 dagar frá afhendingardegi reiknings hjá skeytamiðlara
Birgja er heimilt að nota greiðsluseðil til stýringar greiðslu sér til hagræðis. Tryggja verður að ákvæði um afhendingu, gjaldfrest og seðilgjöld séu virt ef greiðsluseðill er notaður. Að öðrum kosti verður samþykktur reikningur greiddur með millifærslu 25 dögum eftir afhendingardag hjá skeytamiðlara.
Viðskiptayfirlit
Birgir velur annað hvort:Að gefa út reikning fyrir hverja afhendingu sem lokið er eða samkvæmt samningi
Að setja hverja úttekt á viðskiptareikning og gefa út reikning í lok mánaðar með vísan í afhendingar seðla. Afhendingarseðill skal fylgja hverri afhendingu
Athugið:Viðskiptayfirlit skulu vera rafræn.
Viðskiptayfirlit og greiðsluseðil eru ekki reikningar.
Kreditreikningur
Ef nauðsynlegt er að leiðrétta reikning skal gefa út kreditreikning og tilgreina eftirfarandi:Ástæðu leiðréttingar.
Númer áður útgefins reiknings.
Ráðstöfun greiðslu, t.d. númer bankareiknings eða dulið (maskað)/hluta úr kortanúmer sem greitt er inn á.
Ef greitt var með kreditkorti ber birgja að endurgreiða inn á sama kort og greitt var með.
Leiðbeiningar
Nánari upplýsingar og leiðbeiningar til birgja eru á vef Fjársýslu ríkisins https://island.is/s/fjarsyslan
Lán og innheimta útistandandi krafna
Í 4. gr. reglugerðarinnar kemur fram að ríkisaðilar og verkefni sem innheimta rekstrartekjur, skulu almennt krefjast staðgreiðslu eða greiðslu með greiðslukorti, þar sem það er heimilt, samkvæmt viðskiptaskilmálum ríkissjóðs.
...
Útsendingu greiðsluseðla/reikninga
Bókun og jöfnun á greiðslum
Innheimtuferli eftir eindaga
Löginnheimtu
Greiðsla rekstrarframlags
Í 6. gr. reglugerðarinnar kemur fram að fjárveitingum til ríkisaðila og verkefna samkvæmt fylgiriti fjárlaga skal dreift á mánuði í samræmi við áætlaða dreifingu útgjalda og tekna samkvæmt rekstraráætlunum.
...
Þetta á við alla ríkisaðila hvort sem þeir eru í greiðsluþjónustu eða ekki.
Aðgreining starfa við bókhald og greiðslureikninga
Í 7.gr reglugerðarinnar segir að ríkisaðilar skulu uppfylla kröfur um aðgreiningu starfa við bókhald og greiðslu reikninga. Uppfylli ríkisaðili ekki kröfur um aðgreiningu starfa skal hann vera í greiðsluþjónustu hjá Fjársýslu ríkisins.
...
o Eftirfylgni með reglugerð um sjóðsstýringusjóðstýringu
o Þjónusta virkjuð nokkrum dögum eftir undirskrift samnings
...