Talningar
Talningar á Microsoft leyfum fara einu sinni á ári hjá þeim stofnunum sem heyra undir microsoft samninginn. Fjársýsla ríkisins (FJS) hefur umsjón með talningunni. Í stuttu máli gengur leyfistalningin út á að hver stofnun fyrir sig þarf að gefa upp hvaða Microsoft leyfi hún hefur í notkun og þannig tryggja að þau séu samræmi við leyfisskilmála og að greitt sé fyrir þau.
Talningin fer þannig fram að FJS sendir forstöðumönnum- og tæknilegum tengiliðum stofnana talningarblað með upplýsingum um núverandi leyfisstöðu stofnunarinnar. Leyfisstaða stofnunarinnar er samanlögð leyfisstaða pr. leyfisgerð (SKU) eins og hún var við lok síðustu talningar auk leyfa sem stofnunin hefur keypt aukalega síðan þá.
Það er alltaf hægt að bæta við og kaupa leyfi á samninginn en það er ekki hægt að fækka leyfum nema við talningu. Talningin er því sá tímapunktur þar sem stofnuninni gefst kostur á að hagræða með því að fækka leyfum ef það á við.
Forstöðumenn stofnana bera ábyrgð á leyfunum og standist stofnunin ekki leyfisendurskoðun kann það að hafa réttarfarslegar og fjárhagslegar afleiðingar.
Talningalíkan
Leyfiskilmálar Microsoft vegna þjóna taka stöðugt breytingum. Til að auðvelda talningur leyfisfjölda sem þarf samkvæmt núverandi skilmálum þá er hér Talningarlíkan sem hjálpar við að finna réttan leyfisfjölda.
Upplýsingar um hvaða leyfi stofnunin hefur í notkun er oftast hægt að nálgast hjá tæknimönnum innan stofnunar eða hjá þjónustufyrirtækjum sem annast upplýsingatækni þeirra. Athugið að í sumum tilvikum geta leyfi bæði legið hjá þjónustufyrirtækjum og innan stofnunar.