Rafrænir reikningar

Allir reikningar vegna kaupa ríkisins á vöru og þjónustu skulu vera með rafrænir. Pappírsreikningar sem eru útgefnir eftir 1. janúar 2020 munu verða endursendir og kallað eftir rafrænum reikningum. Reikningar skulu vera á svokölluðu XML formi og miðlað í gegnum skeytamiðlara. Fjársýsla ríkisins sér um að taka við rafrænum reikningum fyrir hönd flestra stofnana ríkisins.

Ekki er tekið við PDF reikningum í gegnum tölvupóst.

FJS Peppol guidelines:

Valkostir sendanda

Mælt er með að reikningar séu gefnir út í kerfi sendanda og þeim miðlað í gegnum skeytamiðlara. Einnig er tekið við reikningum í gegnum PEPPOL netið. Þjónustuaðilar fjárhagskerfa og skeytamiðlarar veita ráðgjöf um útgáfu og miðlun rafrænna reikninga fyrir sína viðskiptavini.

Aðilum sem eru án bókhaldskerfis er bent á að á markaði eru ýmis bókhaldskerfi sem rekstraraðilar geta nýtt sér til að gefa út rafræna reikninga og halda utan um sitt bókhald. Einnig býður Fjársýslan upp á einfalda skráningarsíðu þar sem hægt er að skrá reikning og senda til ríkisstofnunar.

Hvað er rafrænn reikningur?

Rafrænn reikningur er tölvulesanlegt skjal á XML formi sem uppfyllir kröfur í tækniforskrift Staðlaráðs fyrir rafræna reikninga. Hann styður við sjálfvirkni í tölvukerfum, er umhverfisvænn og skapar verulegt hagræði við útgáfu, miðlun, móttöku, úrvinnslu og geymslu skjala. Sama tæknihögun er notuð í viðskiptum við ríkisstofnanir og á einkamarkaði.

Ríkisstofnanir taka ekki við PDF reikningum í gegnum tölvupóst. Þar sem PDF skjöl eru ekki tölvulesanleg skapa þau ekki tækfæri til hagræðingar, einnig má draga í efa hvort PDF skjal sem er sent í venjulegum tölvupósti uppfylli kröfur um áreiðanleika og rekjanleika skjala.

Viðskiptalegar kröfur

Fjármála og efnahagsráðuneytið hefur einnig gefið út viðskiptaskilmála ríkisins sem skulu gilda í þeim tilvikum þar sem engir aðrir samningar gilda um viðskiptin.

Sjá nánar:

Reikningar skulu innihalda:

Lýsingu á vöru eða veittri þjónustu
Verð seljanda skal innifela allan kostnað sem fellur til
Ekki er heimilt að setja á reikninga viðbótargjöld sem ekki hefur verið samið um, s.s. seðil- eða þjónustugjöld
Gjaldfrestur skal vera í samræmi við gildandi samninga eða viðskiptaskilmála ríkisins
Bankareikningur til að hægt sé að greiða með millifærslu
Eindagi skal vera sá sami og gjalddagi
Við hæfi er að fram komi upplýsingar um tengilið eða deild ef ekki er vísað í pöntun eða verk

Birgjar geta fengið senda greiðslutilkynningu sem PDF skjal í tölvupósti, sem staðfestingu á hvað er verið að greiða. Einnig er mögulegt að senda XML skjal sem leyfir birgja að sjálfvirknivæða móttökur á greiðslum.