Sjóðstýring

Verklagsreglur varðandi reglugerð 822/2021
um sjóðstýringu ríkisaðila og verkefna í A-hluta ríkissjóðs

Tilgangur reglugerðar 822/2021 er að skýra ábyrgð sem lítur að fjárvörslu og -stýringu, umsýslu bankareikninga og reikningsviðskiptum ríkisaðila og verkefna skv. 37. gr. laga um opinber fjármál, nr. 123/2015.

Markmið reglugerðarinnar er að treysta faglega stýringu veltufjármuna og lágmarka vaxta- og umsýslukostnað ríkisaðila í samræmi við lög um opinber fjármál, nr. 123/2015.

Bankareikningar

Í 2. gr. reglugerðarinnar kemur fram að ríkisaðilum í A-hluta heimilt að halda reikninga í bönkum og sparisjóðum til að sinna daglegum greiðslum að uppfylltum skilyrðum samkvæmt þessari grein. Óheimilt er að taka yfirdráttarlán í viðskiptabanka.

Forstöðumaður skal tilkynna Fjársýslu ríkisins alla bankareikninga og greiðslukort sem stofnun heldur og veita Fjársýslu ríkisins rafrænan aðgang  til að skoða stöðu reikninga og hreyfingar.

Fjársýsla ríkisins mun ganga frá þessum aðgangi í samráði við viðskiptabanka og prókúruhafa hjá viðkomandi ríkisaðila.

Afstemming á bankareikningum skal fara fram mánaðarlega og skal henni verið lokið fyrir fimmta virka dags hvers mánaðar.

Ríkisaðila og ábyrgðaraðila verkefna ber að endurgreiða ríkissjóði í lok hvers mánaðar, stöðu á bankareikningum sem er umfram 2% af heildarfjárveitingu  ársins.

Fjársýsla ríkisins mun ganga úr skugga um að ríkisaðilar og ábyrgðaraðilar verkefna endurgreiði mánaðarlega til ríkissjóðs og fylgja því eftir með reglulegri greiningu að staða bankareikninga sé ekki 2% umfram fjárveitingu ársins.

Fjárveiting ársins er skilgreind sem fjárfesting til viðbótar við rekstrargjöld að frádregnum sértekjum.

Ekki skal gera skil á vörslureikningum og skal halda þeim aðskildum frá öðrum bankareikningum sem gera þarf skil á mánaðarlega.

Ekki má vera neikvæð stað á bankareikningum og skilgreina þarf vel nauðsyn þess að halda bankareikninga. Við sameiningu eða lokun stofnana skal loka bankareikningum í samráði við Fjársýslu ríkisins.

Innlánsvextir og fjármagnstekjuskattur af bankareikningum ríkisaðila skulu færast hjá ríkissjóði í samræmi við ákvæði laga um opinber fjármál.

Kaup gegn greiðslufresti

Í 3. gr. reglugerðarinnar er tilgreint að ríkisaðilar og verkefni skulu hafa heimild til að nýta sér greiðslufrest vegna kaupa á vöru og þjónustu, enda séu kaupin innan marka fjárheimilda. Reikningar skulu gefnir út með rafrænum hætti og birtir ábyrgðaraðila reiknings í fjárhagskerfi ríkisins fyrir gjalddaga.

Almennir viðskiptaskilmálar ríkisins við kaup á vöru eða þjónustu eru eftirfarandi.

1. Gildissvið. Eftirfarandi viðskiptaskilmálar skulu gilda við kaup ríkisaðila á vöru og þjónustu. Seljandi eða þjónustuveitandi, hér eftir nefnt birgir, sem afhendir vöru eða þjónustu samkvæmt pöntun eða beiðni frá  ríkisaðila telst hafa undirgengist skilmálana hafi ekki verið samið um annað. Viðskiptaskilmálar ríkisins eru settir með vísan til 3. gr. reglugerðar 822/2021 um sjóðstýringu ríkisaðila og verkefna í A-hluta ríkissjóðs.

2. Verð og allur kostnaður sem fellur til skal innifalinn í uppgefnu verði birgja. Einungis skal birta gjöld sem tengjast seldri vöru eða þjónustu á reikningi en ekki önnur viðbótargjöld svo sem seðil- eða þjónustugjöld. Telji birgir sig eiga rétt á greiðslu umfram verð vöru eða veittrar þjónustu skal hann senda nýjan reikning, með vísan í þann fyrri, ásamt skýringum og tilvísun í viðeigandi samningsákvæði.

3. Afhending reiknings
   Eftirfarandi gildir:

   • Reikning til ríkisaðila skal afhenda með rafrænum hætti í gegnum skeytamiðlun. Reikningi á pappír verður hafnað.

   • Reikning skal gefa út samkvæmt gildandi tækniforskrift Staðlaráðs fyrir rafrænan reikning, TS-236 sem er samhæfð evrópska staðlinum CEN EN-16931 og PEPPOL BIS. Eldri tækniforskrift NES er fallin úr gildi.

   • Reikningur á PDF-formi telst ekki vera rafrænn reikningur.

   • Greiðsluseðill eða innheimtukrafa er ekki reikningur. Birgi, sem er án bókhaldskerfis eða er ekki bókhaldsskyldur, er heimilt að nota rafræna reikningagátt Fjársýslu ríkisins. Birgja/Birgjum ber að vista frumgögn í eigin bókhaldi í samræmi við ákvæði bókhaldslaga. Bent er á að öll bókhaldskerfi geta sent rafræna reikninga. Eins má nýta skeytamiðlara til að senda staðlaða rafræna reikninga.

4. Aðrar kröfur
   Á reikningi skulu koma fram upplýsingar um uppruna viðskipta, ásamt nafni, deild og/eða kostnaðarstað tengiliðs hjá ríkisaðila. Að auki skulu eftirfarandi upplýsingar koma fram á reikningi:

   • Lýsing á vöru eða veittri þjónustu, einingaverð og magntölur. Verð birgis skal innifela allan kostnað.

   • Bankareikning, svo mögulegt sé að greiða með millifærslu ef þörf krefur. Þá skal birta a.m.k. eitt eftirfarandi atriða á reikningi:

     • Númer pöntunar eða beiðni, ef uppgefið af kaupanda.

     • Verknúmer og verkliður, ef uppgefið af kaupanda.

     • Númer samnings sem verð og önnur kjör byggjast á.

     • Uppfylli reikningur ekki skilyrðin er réttur áskilinn til að endursenda hann.

5. Gjaldfrestur og greiðslufyrirkomulag
   Eftirfarandi ákvæði gilda um gjaldfrest og greiðslufyrirkomulag:

   • Gjaldfrestur er að lágmarki 25 dagar frá afhendingardegi reiknings hjá skeytamiðlara

   • Birgja er heimilt að nota greiðsluseðil til stýringar greiðslu sér til hagræðis. Tryggja verður að ákvæði um afhendingu, gjaldfrest og seðilgjöld séu virt ef greiðsluseðill er notaður. Að öðrum kosti verður samþykktur reikningur greiddur með millifærslu 25 dögum eftir afhendingardag hjá skeytamiðlara.

6. Viðskiptayfirlit
   Birgir velur annað hvort:

   • Að gefa út reikning fyrir hverja afhendingu sem lokið er eða samkvæmt samningi

   • Að setja hverja úttekt á viðskiptareikning og gefa út reikning í lok mánaðar með vísan í afhendingar seðla. Afhendingarseðill skal fylgja hverri afhendingu
     Athugið:

   • Viðskiptayfirlit skulu vera rafræn.

   • Viðskiptayfirlit og greiðsluseðil eru ekki reikningar.

7. Kreditreikningur
   Ef nauðsynlegt er að leiðrétta reikning skal gefa út kreditreikning og tilgreina eftirfarandi:

   • Ástæðu leiðréttingar.

   • Númer áður útgefins reiknings.

   • Ráðstöfun greiðslu, t.d. númer bankareiknings eða dulið (maskað)/hluta úr kortanúmer sem greitt er inn á.

   • Ef greitt var með kreditkorti ber birgja að endurgreiða inn á sama kort og greitt var með.

8. Leiðbeiningar
   Nánari upplýsingar og leiðbeiningar til birgja eru á vef Fjársýslu ríkisins https://island.is/s/fjarsyslan

Lán og innheimta útistandandi krafna

Í 4. gr. reglugerðarinnar kemur fram að ríkisaðilar og verkefni sem innheimta rekstrartekjur, skulu almennt krefjast staðgreiðslu eða greiðslu með greiðslukorti, þar sem það er heimilt, samkvæmt viðskiptaskilmálum ríkissjóðs.

Ríkisaðilum og verkefnum sem selja vörur og þjónustu á almennum viðskiptaforsendum er heimilt að veita greiðslufrest vegna slíkrar sölu. Skal greiðslufresturinn miðast við að eindagi greiðslu sé ekki síðar en 15. dag næsta mánaðar eftir að viðskiptin áttu sér stað.

Sölureikningar skulu skráðir í fjárhagskerfi ríkisins.

Í 5. gr. reglugerðarinnar kemur fram að sölureikningar ríkisaðila sem eru ógreiddir 30 dögum eftir eindaga, skal senda til innheimtu hjá innheimtuaðila. Skuldari ber allan innheimtukostnað.

Fjármála- og efnahagsráðuneytinu er heimilt að vísa innheimtukröfum ríkisaðila til ákveðins innheimtuaðila, sem sér um innheimtur ríkisaðila og verkefna, sbr. 8. gr. reglugerðarinnar.

Fjársýsla ríkisins hefur útfært nýja sjálfvirka innheimtuferla. Þar eru innheimtubréf send rafrænt til viðskiptavina og birtast í pósthólfi á http://island.is svo og undir fjármálum á http://island.is

Búið er að skipta ríkisaðilum upp í innheimtuferla sem eru eftirfarandi:

1. Innheimtumaður ríkissjóðs

2. Heilbrigðisstofnanir

3. Framhaldsskólar

4. Aðrir ríkisaðilar sem ekki koma fram í lið 1-3 hér að ofan

5. Reikningar á milli ríkisaðila

Ábyrgð ríkisaðila er eftirfarandi í innheimtuferlinu:

• Útbúa reikninga

• Breyta reikningum

• Fella niður reikninga

• Samþykkt vanskilainnheimtu samkvæmt innheimtuleið

• Samþykkja afskriftarbeiðnir

Fjársýsla ríkisins er ábyrg fyrir:

• Útsendingu greiðsluseðla/reikninga

• Bókun og jöfnun á greiðslum

• Innheimtuferli eftir eindaga

• Löginnheimtu

Greiðsla rekstrarframlags

Í 6. gr. reglugerðarinnar kemur fram að fjárveitingum til ríkisaðila og verkefna samkvæmt fylgiriti fjárlaga skal dreift á mánuði í samræmi við áætlaða dreifingu útgjalda og tekna samkvæmt rekstraráætlunum.

Launagjöld ríkisaðila og verkefna eru greidd eins og þau falla til í fjárhagskerfi ríkisins.

Framlag ríkissjóðs til ríkisaðila skal greiða reglulega til þeirra á grundvelli greiðsluþarfar vegna samþykktra reikninga á eindaga skv. skráningum í fjárhagskerfi ríkisins.

Samþykktir reikningar ríkisaðila og verkefna sem eru í greiðsluþjónustu Fjársýslu ríkisins eru greiddir á eindaga skv. skráningum í fjárhagskerfi ríkisins.

Ef greiðslur vegna ríkisaðila eða verkefna eru umfram fjárveitingar tímabils þá er  Fjársýslu ríkisins heimilt að vaxtareikna skuldina umfram heimild í lok hvers árs. Nota skal dráttavexti Seðlabanka Íslands til vaxtareiknings.

Þetta á við alla ríkisaðila hvort sem þeir eru í greiðsluþjónustu eða ekki.

Aðgreining starfa við bókhald og greiðslureikninga

Í 7.gr reglugerðarinnar segir að ríkisaðilar skulu uppfylla kröfur um aðgreiningu starfa við bókhald og greiðslu reikninga. Uppfylli ríkisaðili ekki kröfur um aðgreiningu starfa skal hann vera í greiðsluþjónustu hjá Fjársýslu ríkisins.

Þegar Fjársýsla ríkisina óskar eftir að ríkisaðili komi inn í greiðsluþjónustu þá upplýsir Fjársýsla ríkisins fyrst fagráðuneyti áður en haft er samband við viðkomandi ríkisaðila.

Greiðsluþjónusta Fjársýslu ríkisins er í boði fyrir A1-hluta stofnanir.

Helsti ávinningur ríkisaðila sem nýta sér greiðsluþjónustu:

o   Styrkir innra eftirlit stofnana

o   Hlutverk bókara og gjaldkera eru aðskilin

o   Aukið öryggi gagna

o   Einfaldar vinnslu frávika/villa

o   Eftirfylgni greiðsluskilmála

o   Eftirfylgni með reglugerð um sjóðstýringu

o   Þjónusta virkjuð nokkrum dögum eftir undirskrift samnings

o   Fækkun bankareikninga og vinna við afstemmingar minnkar

o   Birting upplýsinga á fjármálum á http://island.is og bankayfirlitum

Hlutverk ríkisaðila í greiðsluþjónustu er eftirfarandi:

o   Samþykkja reikninga fyrir eindaga

o   Bókun á vöxtum á reikningum sem greiðast eftir eindaga

o   Fylgja eftir viðskiptaskilmálum ríkisins vegna eindaga

o   Standa skil á sértekjum til Fjársýslu ríkisins

o   Hafa umsjón með vörslufjárreikningum

o   Sjá um samskipti við birgja